Om in KING Finance te kunnen werken met automatische incasso's dient u de volgende stappen in de aangegeven volgorde uit te voeren

• Registratie
  De ingelogde gebruiker dient een KING Finance Plus of KING Finance Pro bundel als abonnement te hebben om gebruik te kunnen maken van de incasso functionaliteit.
• Incassant-id vastleggen in Basis financieel
  Leg het incassant-id van uw bedrijf vast in de tabel Basis financieel. Het incassant-id heeft u van uw bank gekregen of kunt u bij uw bank opvragen. Het incassant-id moet ingevuld zijn om geldige incasso opdrachten aan te maken.
• Grootboekrekening voor incasso's onderweg aanmaken
  Maak in de tabel Grootboek een grootboekrekening aan, die gebruikt wordt als tegenrekening incasso's onderweg. Hierop worden de openstaande posten geboekt die uitgeschreven zijn door het programma Incasso's uitschrijven. Als u per bankrekening een aparte tegenrekening hebt aangemaakt kunt u per bankrekening een onderscheid maken tussen (te incasseren) openstaande posten, posten onderweg en betaalde posten.
• Dagboek voor incasso's onderweg aanmaken
  Maak in de tabel Dagboek een dagboek aan voor incasso's onderweg. De dagboeksoort dient "Memoriaal Betalingen onderweg" te zijn. Als vaste tegenrekening voor dit dagboek kunt u de grootboekrekening Incasso's onderweg gebruiken. Voor incasso geselecteerde openstaande posten, die uitgeschreven zijn naar het incassobestand, worden in dat dagboek geboekt, totdat de betaling van de openstaande post in de administratie ingevoerd is.
• Tabel Omschrijving bij incasso's
  In de tabel Omschrijving voor incasso's legt u vast welke relevante gegevens uit de administratie automatisch op het bankafschrift vermeld moeten worden, als u een automatische incasso uitschrijft naar de bank.
• Bankrekening waarop geïncasseerd wordt
  De bankrekening waarop de te incasseren bedragen gestort moeten worden dient aanwezig te zijn in de tabel Bankrekening. Vul de gegevens nauwkeurig in.
• Betalingsconditie bepaalt van wie geïncasseerd kan worden
  In de tabel Betalingsconditie moet een betalingsconditie aangemaakt worden, waarin de optie "Incasso" aanstaat. U hoeft deze gegevens maar één keer in te vullen voor alle debiteuren waarvan u nu en in de toekomst gaat incasseren.
• Betalingsconditie koppelen aan debiteur
  Aan iedere debiteur, waarvan u de openstaande posten automatisch wilt incasseren, dient u de "incasso" betalingsconditie te koppelen in de tabel Debiteur.
• Bankgegevens van de debiteur moeten gevuld zijn
  Voor iedere debiteur met een "incasso" betalingsconditie moet het onderdeel Bankieren van de tabel Debiteur gevuld worden met de juiste gegevens. Vooral het IBAN nummer en de instelling "Banksoort voor incasso" zijn hierbij van belang.

• Facturen en factureren
  Vanuit factureren met Spitsfactuur of het programma Verkooporders invoeren, en het handmatig boeken van facturen in het programma Boekingsprogramma, zullen openstaande posten aangemaakt worden, die automatisch geïncasseerd kunnen worden. Alleen de openstaande posten voor debiteuren, die ingesteld zijn zoals hierboven beschreven, kunnen geïncasseerd worden.
• Openstaande posten selecteren in het programma Incasso's uitschrijven
  • Start het programma Incasso's uitschrijven via Menu - Financieel - Bankieren - Incasso's uitschrijven
  • Selecteer de bankrekening waarvoor u incasso's wilt uitschrijven
  • Op uw scherm krijgt u een overzicht te zien van openstaande posten.
  • Selecteer de openstaande posten die u wilt gaan incasseren.
    Lees de help van Incasso's uitschrijven - Openstaande posten selecteren voor een overzicht van alle mogelijkheden
  • Toets [F9]
  • Wijzig eventueel de voorgestelde periode en jaar, waarin de voor incasso geselecteerde openstaande posten geboekt  worden in het dagboek Incasso's onderweg.
  • Toets [F9]
  • Er wordt nu een incassobestand aangemaakt.
  • Als het incassobestand is aangemaakt kunt u het bestand downloaden van de server om het op uw PC op te slaan, of u kunt het bestand direct e-mailen naar degene, die de incasso's gaat verwerken.
  • Om te markeren welke posten naar de bank zijn gestuurd worden voor de openstaande posten in het incassobestand boekingen gemaakt op de grootboekrekening Incasso's onderweg, in het dagboek voor Incasso's onderweg van de betreffende bankrekening.
• Verwerken van incassobestand
  • Ga naar de website van uw bank.
  • Importeer het incassobestand in de website van uw bank.
  • Bij een bankkoppeling met RABO of ING is het mogelijk om het incassobestand via de bank koppeling rechtstreeks bij uw bankrekening te plaatsen. U dient dan evengoed in te loggen op de website van uw bank om de incasso's te bevestigen.

---

• Openstaande posten van niet-incasso debiteuren toch incasseren
  Reeds ingevoerde facturen kunnen als volgt beschikbaar komen voor incasso:
  * Ga naar menu - Financieel - Debiteuren - Informatie - Debiteurinformatie
  * Klik op de regel van een debiteur met te incasseren posten
  * De openstaande posten van de debiteur worden getoond
  * Selecteer een te incasseren post door er op te klikken
  * Druk nu onder de openstaande posten op de knop [Pas factuur aan]
  * Selecteer in het veld "Banksoort voor incasso" de optie "Bank" (of "Bankrekening 2", als u met een tweede bankrekening incasseert)
  * Sla de wijziging op met de knop "Opslaan" 
  * De openstaande post wordt nu beschikbaar voor incasso in het programma Incasso's uitschrijven
  * Herhaal bovenstaande stappen voor iedere factuur die niet getoond wordt in incasso's uitschrijven